Denne siden er basert på kapittel VIII av Håndboken for Embetsverket til O.T.O. Norge, og beskriver saksgangen for varsling mot medlemmer av den norske seksjonen.
Figur 1. Saksgangen i en varslingssak for O.T.O. Norge (klikk på bildet for å forstørre).
Alle, også de som ikke er medlemmer, kan sende inn varsel på våre medlemmer gjennom å kontakte en av våre embetspersoner lokalt, regionalt eller nasjonalt. Denne embetspersonen blir da personlig ansvarlig for å forklare prosessen til varsleren og å gi dem det offisielle dokumentet som forklarer prosessen i en varslingssak.
Embetsperon har et selvstendig ansvar for å spørre om varsler har lest dokumentet og om det fortsatt har noen spørsmål rundt prosessen før det tar saken videre. Embetspersonen skal dessuten assistere varsleren gjennom hele prosessen slik at styret blir i stand til å fatte en beslutning på velbegrunnet grunnlag. Om varsleren påstår seg å være offer for et av våre medlemmers handlinger, har de dessuten et personlig ansvar til å ivareta varsleren, og om nødvendig og ønskelig fra varslerens side, bistå det i å ta kontakt med helsehjelp eller politi.
Innholdet i varselet
Et varsel skal alltid stiles til O.T.O. Norges styre ved den nasjonale sekretæren. Det er den nasjonale sekretæren som har det overordnede ansvaret for å sørge for at saksgangen til varselet følger håndboken til embetsverket.
For å sikre en god vurdering av varselet, skal det være velbegrunnet og godt dokumentert. Det skal dessuten alltid inneholde navn og datoer med en så klar og presis formulering av innholdet i anklage(ne) som overhodet mulig.
Opprettelse og håndtering av varslingssak.
Når den nasjonale sekretæren mottar varselet, opprettes det en varslingssak med en dokumenterbar tidslinje. Om varsler ikke tilhører embetsverk, eller har tatt direkte kontakt med den nasjonale sekretæren, skal saksgangen til varslingssaken forklares og de skal gis Informasjonsskriv ved varsel.
Når den nasjonale sekretæren anser at varselet er tilstrekkelig velbegrunnet, eller etter gjentatte forsøk ikke har klart å innhente ytterligere opplysninger, opprettes et ekstraordinært styremøte innen 14 dager. Styremøtet skal deretter vurdere troverdigheten i varselet.
Om varselet ikke vurderes troverdig lukkes saken og arkiveres klausulert. Styret har ikke anledning til å lukke varslingssaker pga. mangelfull informasjon, uten at den nasjonale sekretæren først har forsøkt å innhente den. Varsler får deretter beskjed om begrunnelsen for lukkingen av saken og har 14 dagers klagerett.
Om varselet anses som troverdig skal den nasjonale sekretæren opprette en undersøkelseskommisjon for å vurdere graden av tillitsverdighet medlemmet har etter varselet.
I utgangspunktet skal kommisjonen bestå av styremedlemmene til O.T.O. Norge. Medlemmene av kommisjonen har et selvstendig ansvar til å vurdere og å melde fra om sin egen habilitet i slike saker. Om de er inhabile skal de ikke delta i saksgangen og noen andre skal utnevnes i deres sted.
Den nasjonale sekretæren skal deretter utnevne et lokalt medlem av embetsverket, til å ivareta og assistere medlemmet varselet gjelder. Til slutt skal den nasjonale sekretæren kontakte medlemmet varslingssaken gjelder for å iverksette ytterligere undersøkelser rundt varselet, i samsvar med neste avsnitt vedrørende Kontakt med medlemmet som varslingssaken gjelder.
I tillegg vil det regionale kapittelet varsles slik at de kan arbeide forebyggende for å sikre at skjønnhet, harmoni og kjærlighet preger regionen de overser. Legitime tiltak vil være å roe ned uro og stoppe ryktespredning om det kommer dem for øre, gjennom å forklare saksgangen i slike saker, og taktfull veiledning om at ryktespredning ikke er tillatt. Om dette ikke nytter skal de rapportere tilbake til den nasjonale sekretæren som vil vurdere ytterligere tiltak.
Endelig opprettes det et nytt styremøte, minimum fire uker etter at det er tatt kontakt med den varselet gjelder, som skal fatte endelig beslutning om varslingssaken.
Sanksjoner mot medlemskap vil avhenge av graden av fortsatt tillit til medlemmet, og vil kunne inkludere alt fra veiledning til tidsbegrenset suspensjon fra Ordenen, I grove tilfeller kan det anbefales eksklusjon fra ordenen.
Kontakt med medlemmet som varslingssaken gjelder.
Om det er opprettet en undersøkelseskommisjon sendes varselet til medlemmet det gjelder, sammen med Informasjonsskriv ved varsel. I tillegg oppgis navn og kontaktinformasjonen til embetspersonen som skal ivareta og hjelpe medlemmet i denne prosessen. Medlemmet vil dessuten gis beskjed om følgende:
- at det på en gitt dato ble opprettet en varslingssak om medlemmet på grunnlag av dette varselet, som på et datert ekstraordinært styremøte ble vurdert som troverdig nok til at det besluttet at det skulle undersøkes ytterligere.
- at undersøkelsene ikke er ment å avgjøre skyld i juridisk forstand. I stedet vil de vurdere i hvilken grad medlemmet er tillitsverdig, og at evt. sanksjoner som følge av varselet, vil avhenge av graden av tillit vi fortsatt har til medlemmet.
- at godt omdømme er et absolutt krav for fortsatt medlemskap i Ordenen, og at vurderingen av dette vil være en viktig del av undersøkelsene.
- at medlemmet varselet gjelder er suspendert mens undersøkelsene pågår, og at alle medlemsrettigheter er suspendert frem til saksgangen er ferdig, unntatt å motta medlemstidskriftet, å delta på våre offisielle sosiale medier kanaler, og å delta på evt. offentlige arrangementer avdelingen måtte organisere på offentlig plass.
- at det i denne perioden fortsatt må overholde alle medlemspliktene sine, inkludert å betale årsavgiften til O.T.O. Norge. Ved manglende årsavgift anses medlemskapet som de facto oppsagt uten mulighet for gjeninntreden. Betaling av evt. lokale medlemsavgifter avgjøres av de lokale avdelingene selv.
- at det forventes at medlemmet varselet gjelder samarbeider i løpet av saksgangen, og at det ikke har lov til å ta kontakt med varsleren mens saksgangen pågår, eller forsøke å føre varslingssaken for offentligheten i et forsøk på å skape press på styret til å beslutte i favør av medlemmet.
- at det er opprettet et nytt ekstraordinært styremøte på en gitt dato, for å avgjøre graden av tillit og evt. sanksjoner mot medlemskap.
- at medlemmets tilsvar til innholdet i anklagen(e), inkludert evt. vitner som ønsker å uttale seg om medlemmets tillitsverdighet, må være i hende senest to dager før det ekstraordinære styremøtet, om det skal hensyntas i vedtaket.
- at samtlige avdelinger i O.T.O. Norge, vil bli varslet om suspensjonen som følge av en varslingssak uten at vi redegjør for innholdet i anklagen, og at de har taushetsplikt angående dette faktumet.
- at ved fortsatt tillit vil suspensjonen oppheves, og at vi vil informere varsler og avdelingene om dette. Avhengig av mangel på tillitsverdighet kan en rekke sanksjoner iverksettes, hvorav den mest alvorlige, eksklusjon fra Ordenen, må ratifiseres av I.H.Q. før den kan iverksettes.
Nødsfall.
Frater Superiors Representant kan unntaksvis i ekstreme nødsfall, hvor fortsatt medlemskap vil være til ekstrem skade for Ordenens omdømme, erklære uten styresak at det foreligger grunnlag for øyeblikkelig eksklusjon fra Ordenen. En slik erklæring skal begrunnes overfor I.H.Q., styret og samtlige avdelinger innen 72 timer. I.H.Q. kan opprettholde denne avgjørelsen, eller avvise den og gjenopprette medlemskapet. Ved avvising skal medlem, styre og avdelingene gis beskjed uten ubegrunnet opphold om I.H.Q. sin avgjørelse.
Mistanke om omsorgssvikt eller overgrep mot barn eller psykisk utviklingshemmede
Om noen i embetsverket har mistanke om overgrep eller alvorlig omsorgssvikt mot barn eller psykisk utviklingshemmede skal de IKKE ta opp denne mistanken med den det gjelder, eller andre i Ordenen. I stedet skal de ta direkte kontakt med politiet.
Sak skal KUN meldes fra videre i Ordenen om dette ikke er til hinder for etterforskningen. Det er KUN politiet som kan avgjøre om dette er til hinder for etterforskningen eller ikke.
Om man er i tvil om man skal melde til politiet er det mulig å kontakte politiet og drøfte saken anonymt før man melder.